Serviceprozesse digitalisieren

Digitalisiere deinen Field Service: von Excel und Papier zu einem System

Makula ist die Field Service Management Software für Maschinenbauer und Maschinenhändler, die Excel-Listen, Mail-Verläufe und Papierberichte durch einen durchgängigen digitalen Serviceprozess ersetzt. Plane Einsätze, disponiere Servicetechniker und verfolge jeden Arbeitsauftrag in einem System: Serviceberichte entstehen direkt vor Ort, Maschinendaten und Servicehistorie sind jederzeit abrufbar. So sieht Digitalisierung im Maschinenbau-Service konkret aus, ohne Medienbrüche und ohne doppelte Erfassung.

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Was Digitalisierung im Maschinenbau-Service konkret heißt

Viele After-Sales-Organisationen steuern ihren Field Service noch über Excel-Listen, persönliche Postfächer und WhatsApp-Gruppen. Am Anfang funktioniert das, doch mit jeder weiteren Maschine im Einsatz wächst das Chaos: Prozesse werden ineffizient und Wissen geht verloren.

Informationen liegen verteilt in E-Mails, auf Handys und in persönlichen Dateien, auf die niemand sonst zugreifen kann.

Endlose Weiterleitungen per E-Mail sorgen für Verwirrung, Verzögerungen und fehlenden Kontext.

Geht ein Mitarbeiter in Rente oder in Urlaub, verschwindet kritisches Know-how mit ihm.

Servicetechniker suchen vor Ort nach Dokumentation und alten Serviceberichten.

Wenn du deine Serviceprozesse mit Makula digitalisierst, verschwinden diese Silos: Help Desk und Ticketing, Arbeitsaufträge, Einsatzplanung und Disposition, Maschinen, Kunden und Servicetechniker liegen in einer Plattform zusammen.

Wissen wird automatisch erfasst, ist für das gesamte Team zugänglich und geht nicht mehr verloren. Digitalisierung im Service heißt dann konkret: weniger manuelle Arbeit, weniger Rückfragen und mehr produktive Stunden pro Servicetechniker.

Field Service Management Software für den Maschinenbau

Behalte den Überblick über alle Arbeitsaufträge

Disponenten und Serviceleiter sehen alle Arbeitsaufträge über Kunden und Maschinen hinweg an einer Stelle. Jeder Auftrag hängt an einer konkreten Maschine in deiner Installed Base, also weißt du jederzeit, was zu tun ist und wo.

Zeige alle Arbeitsaufträge im Kanban-Board oder in der Kartenansicht.

Filtere nach Kunde, Region oder Maschinentyp für sofortige Klarheit.

Behalte Prioritäten, Fortschritt und Statusänderungen im Blick.

Plane Serviceeinsätze in wenigen Klicks

Sobald ein Arbeitsauftrag angelegt ist, planst und vergibst du ihn in wenigen Klicks. Die Einsatzplanung in Makula bringt Teams, Termine und Auslastung zusammen, ohne parallele Kalender.

Weise Einsätze nach Qualifikation, Standort und Verfügbarkeit des Servicetechnikers zu.

Plane per Drag-and-Drop in der Kalender- oder Zeitleistenansicht.

Verschiebe Einsätze, wenn sich Prioritäten oder Bedingungen ändern.

Servicetechniker erhalten Arbeitsaufträge direkt in der Mobile App

Servicetechniker werden sofort über die Makula Mobile App benachrichtigt. Jeder Einsatz hängt am richtigen Kunden, am richtigen Standort und an der richtigen Maschine.

Verfolge Arbeitsaufträge im Detail und plane in Echtzeit.

Greife auf Kundendaten, Maschinendaten und Servicehistorie zu.

Öffne Handbücher, SOPs und Schaltpläne direkt vor Ort.

Erfasse Arbeitszeiten automatisch per Stoppuhr

Die integrierte Stoppuhr in der Makula Field Service Mobile App erfasst die Zeit für jeden Einsatz genau, ohne manuelle Eingabe. Servicetechniker dokumentieren ihre Leistung, ohne Zettel und ohne Nacharbeit im Büro.

Starte und stoppe die Zeiterfassung direkt in der Mobile App.

Kategorisiere Zeiten nach Tätigkeit, etwa Anfahrt, Reparatur oder Wartezeit.

Ordne erfasste Zeiten automatisch dem richtigen Arbeitsauftrag zu.

Vom Papier-Servicebericht zum digitalen Serviceprozess

Servicetechniker füllen digitale Serviceberichte strukturiert direkt beim Kunden aus. Kein Papier, keine doppelte Erfassung, keine Berichte, die drei Tage später im Büro landen.

Arbeite mit anpassbaren Checklisten, Messwerten sowie Prüf- und Wartungsberichten.

Ergänze Fotos, Kommentare und die Unterschrift des Kunden direkt vor Ort.

Alle Daten laufen automatisch in das zentrale System und in die Reparaturhistorie der Maschine.

Verwalte deine Installed Base und baue eine vollständige Servicehistorie auf

Makula verknüpft jede Serviceaktivität mit der Maschine, zu der sie gehört. So entsteht über die Zeit automatisch eine vollständige digitale Servicehistorie für jede Maschine in deiner installierten Basis: Wer hat was wann gemacht, jederzeit nachvollziehbar.

Behalte den Überblick über jede Maschine in deiner installierten Basis, nach Kunde, Standort, Typ und Seriennummer.

Öffne eine Maschine und sieh ihre vollständige Servicehistorie: Tickets, Arbeitsaufträge, Serviceberichte und getauschte Teile.

Sieh auf einen Blick, wer wann was gemacht hat, ohne alte E-Mails und Papierberichte zu durchsuchen.

Nutze den KI-Copilot für technische Antworten in Sekunden

Wenn vor Ort Fragen auftauchen, findet der KI-Copilot von Makula die Antwort in Sekunden. Das kann er:

Er greift auf die komplette Maschinendokumentation, Handbücher, früher ausgeführte Wartungen und digitale Checklisten zu.

Er gibt Antworten im Kontext, auf Basis von Handbüchern, SOPs und früheren Tickets oder Fehlerdokumentationen.

Er beantwortet Fragen zu Fehlersuche, Einrichtung oder Wartung in normaler Sprache.

Halte Serviceerkenntnisse automatisch mit dem KI-Notetaker fest

Sprich deine Notizen nach dem Einsatz einfach ein. Der KI-Notetaker von Makula übernimmt den Rest:

Er transkribiert deine Aufnahme.

Er fasst die wichtigsten Punkte zusammen.

Er ordnet alles nach Kunde, Vorgang und Thema.

Er erstellt saubere, durchsuchbare Berichte für das Backoffice und für spätere Audits.

Kein verlorener Kontext, keine Zeit mehr für manuelle Berichte.

Erfasse Ersatzteile und Bestände direkt beim Einsatz

Servicetechniker erfassen oder bestellen Ersatzteile direkt während des Einsatzes. Dokumentation und Bestände bleiben dadurch korrekt.

Füge verbaute Teile direkt dem Arbeitsauftrag und der Maschinenhistorie hinzu.

Sieh nach, welche Komponenten an welcher Maschine getauscht wurden.

Behalte Bestände und Teileverbrauch über alle Teams hinweg im Blick.

Bleib mit dem Backoffice verbunden

Makula hält Servicetechniker und Backoffice synchron. Sobald ein Einsatz abgeschlossen ist, liegen Dokumentation, Checklisten und Zeiteinträge sofort zentral vor.

Serviceberichte und Wartungsprotokolle werden automatisch in Echtzeit hochgeladen.

Zeiten, verbaute Teile und Notizen der Servicetechniker werden digital gespeichert.

Das Backoffice hat immer die aktuellen Servicedaten, ohne nachfragen zu müssen.

Analysiere und verbessere deinen Serviceprozess

Alle Aktivitäten in Makula hängen an deiner Installed Base. Daraus entstehen belastbare Auswertungen zu Maschinenverfügbarkeit und Serviceeffizienz.

Miss Einsatzdauer, Auslastung und Wiederholungsbesuche pro Maschinentyp.

Erkenne wiederkehrende Fehler und verbessere deine Wartungsstrategie.

Erstelle Management- und Kundenberichte automatisch.

Häufige Fragen

Was heißt Serviceprozesse digitalisieren im Maschinenbau?

Digitalisierung im Service heißt: Papier, Excel-Listen und manuelle Abläufe werden durch ein System ersetzt, in dem Tickets, Arbeitsaufträge, Einsatzplanung, Serviceberichte und Maschinendaten zusammenlaufen. Servicetechniker, Backoffice und Kunden arbeiten dann in Echtzeit auf demselben Datenstand.

Wie lange dauert die Einführung von Makula?

Die meisten Maschinenbauer und Maschinenhändler gehen innerhalb weniger Wochen live. Vorkonfigurierte Workflows und Funktionen, die auf den Maschinenbau zugeschnitten sind, machen ein monatelanges Konfigurationsprojekt unnötig.

Brauche ich ein ERP, um meine Serviceprozesse zu digitalisieren?

Nein. Makula funktioniert eigenständig, lässt sich aber mit ERP- und CRM-Systemen integrieren. Stammdaten, Aufträge und Servicedaten fließen dann automatisch zwischen den Systemen.

Was bringt die Digitalisierung im Maschinenbau-Service wirtschaftlich?

Typisch sind kürzere Stillstandszeiten, besser ausgelastete Servicetechniker, höhere Kundenzufriedenheit und geringere Servicekosten, meist innerhalb weniger Monate. Unser ROI-Rechner zeigt dir, was das für deinen Fall bedeutet.

Brauchen meine Servicetechniker eine lange Einarbeitung?

Nein. Die Mobile App ist so aufgebaut, dass auch Servicetechniker ohne Softwareerfahrung sofort damit arbeiten. In der Regel genügt eine kurze Einweisung.

Wie sicher ist eine digitale Field Service Software?

Makula läuft in europäischen Rechenzentren und ist ISO 27001-ready. Damit erfüllst du die Anforderungen an Datenschutz und Compliance, die deine Kunden im Maschinenbau erwarten.

Das sagen unsere Kunden über uns

Einzelne Kundenstimmen ausgeschlossen (Social Proof, gemäß etabliertem Workflow).

Seit der Implementierung von Makula im Juni 2023 haben wir eine drastische Reduzierung der Fehler und eine deutliche Steigerung unserer Effizienz nach dem Kauf festgestellt. Makula hat unsere Prozesse optimiert, sodass wir unseren Kunden einen schnelleren und genaueren Service bieten können. Dies hat nicht nur die Kundenzufriedenheit verbessert, sondern auch zusätzliche Einnahmen durch monatliche Verkäufe generiert.

Robert Thornton

Sales Director

Die Effizienz und Klarheit, die Makula in unseren Kundendienst gebracht hat, ist beispiellos. Unser Team ist besser aufeinander abgestimmt, unsere Kunden sind zufriedener und unser Umsatz steigt. Sehr zu empfehlen!

Norbert Kaiser

Managing Director

The overview of all the latest offers, spare part orders, invoices, and service reports, helps the customer enormously. The software has really developed very well and Makula is doing a great job. The service is great, if I need something, there is always an answer from Karina very quickly.

Michael G.

Chief Executive Officer

We have had a great experience with the Makula team from the sales process to onboarding and then helping with day to day support if needed. The team are always quick to come back to us and provide solutions to requests. The platform is easy to access and navigate and Makula have already incorporated most of the functionality we need. This enables us to support our customers with the tools and resources they need to order spares, access machine information or book service visits.

Lizzie W.

Marketing Executive

The software is very user-friendly and intuitive to use. The team assists very intensively with the transformation process and onboarding. We have managed to integrate the tool into our daily processes, thereby promoting our internal coordination and ultimately our spare parts sales.

Flynn S.

Advisory Board Member

Dank der Implementierung von Makula haben wir eine vollständige Rückverfolgbarkeit aller Kundenanfragen erreicht. Wir haben alle Kundenbeziehungen auf einer einzigen Plattform zusammengefasst, was unsere Reaktionszeiten und unsere betriebliche Effizienz erheblich verbessert hat

Fernando Neves

Global Customer Support Manager

Seit wir Makula verwenden, haben wir eine breitere Perspektive auf die sich entwickelnde Welt des digitalen Kundendienstes gewonnen. Die Software hat sich nahtlos in unsere Prozesse integriert, den Betrieb verbessert und neue Erkenntnisse geliefert. Es ist eine sanfte Erinnerung an die potenziellen Möglichkeiten, die KMU-Maschinenlieferanten in diesem digitalen Zeitalter offen stehen.

Erik Döinghaus

Managing Director

Makulas Plattform hat das Spiel für uns verändert. Das Onboarding verlief unglaublich reibungslos, und die Benutzerfreundlichkeit des Systems hat die Effizienz unseres Kundendienstes erheblich verbessert. Unsere Techniker sparen jetzt täglich mehrere Stunden ein, da sie weniger Zeit für Telefonanrufe und das Durchsuchen verstreuter Dokumente aufwenden müssen.

Edward Herbert

COO & Founder

Als Nutzer von über 30 Maschinenmarken kann ich mit Bestimmtheit sagen, dass die After-Sales-Plattform von Makula transformativ ist. Sie verbessert und optimiert nicht nur die Kommunikation mit OEMs — sie revolutioniert sie und sorgt für eine beispiellose Kundenzufriedenheit in einer zunehmend komplexen und dynamischen Produktion

Christopher Staub