Work Order Management

Work Order Management Software für Instandhaltungsteams

Mit der Work Order Management Software Makula CMMS wird aus Papierkram ein klarer digitaler Ablauf. Plane, verteile und verfolge Instandhaltungsaufgaben in Echtzeit, mit anpassbaren Vorlagen für jeden Arbeitsauftrag.

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So arbeitest du mit digitalen Arbeitsaufträgen

Digitale Arbeitsaufträge lassen sich in Makula ohne Umwege steuern. Über Vorlagen und digitale Formulare bearbeitest du jede Auftragsart, vom geplanten Wartungsauftrag bis zum kurzfristigen Reparaturauftrag.

Erstelle und weise Arbeitsaufträge in Minuten zu.

In Makula entstehen Arbeitsaufträge aus Meldungen, Vorlagen oder Prüfergebnissen. Jede Instandhaltungsaufgabe landet damit schnell und mit klaren Anweisungen im Prozess, als Teil einer modernen Work Order Management Software für Instandhaltungsteams.

Vordefinierte Vorlagen für Standardaufgaben und wiederkehrende Arbeitsaufträge

Zuweisung nach Priorität, Anlage, Standort oder Techniker

Fälligkeiten und Pflichtangaben vorab festlegen, für eine einheitliche Abarbeitung

Arbeitsaufträge aus mobilen Prüfungen, Meldungen oder Zeitplänen erzeugen

Halte alle Beteiligten mit Nachverfolgung in Echtzeit auf einem Stand

Ein freigegebener Arbeitsauftrag bleibt auf allen Geräten und für alle Teams sichtbar. Instandhaltungsleitung und Techniker sehen jederzeit Status, Fortschritt und Erwartung, was Nachverfolgung und Berichte deutlich vereinfacht.

Dashboards und Listen zeigen offene, überfällige und laufende Arbeitsaufträge

Statusänderungen und Abschlussnotizen synchronisieren sich in Echtzeit zwischen Web und App

Arbeitsaufträge nach Techniker, Bereich oder Anlage filtern und durchsuchen

Benachrichtigungen in Echtzeit und rollenbasierte Ansichten für Leitung und Technik

Erfasse zu jedem Einsatz belastbare Daten.

Halte Befunde, Fotos, Zeiten, Ersatzteile und Ergebnisse direkt im Arbeitsauftrag fest. So bleibt die Historie vollständig, künftige Entscheidungen werden fundierter und digitale Arbeitsaufträge liefern eine audit-sichere Dokumentation.

Fotos, Messwerte, Formulare und Verweise auf Arbeitsanweisungen am Auftrag anhängen

Zeiten, Arbeitsnachweise und Ersatzteilverbrauch je Techniker und Aufgabe erfassen

Pflichtfelder und Checklisten sichern Qualität, Nachweispflicht und Konsistenz

Kosten und Ersatzteile werden automatisch erfasst, für verlässliche Auftragsauswertungen

Automatisiere Planung und wiederkehrende Aufträge

Verlasse dich nicht länger auf Erinnerung oder Excel-Tabellen. Hinterlege Regeln für vorbeugende und wiederkehrende Aufgaben, aus denen Makula automatisch Arbeitsaufträge erzeugt.

Wiederkehrende Zyklen je Anlage, Bereich oder Anlagengruppe festlegen

Auslöser nach Zeit oder Nutzung definieren, die Aufträge automatisch starten

Wiederkehrende Vorlagen standardisieren vorbeugende Wartung und Instandsetzung

Kalenderansicht für Planung, Vorschau und Auslastungsverteilung

Erledige Aufträge schneller direkt an der Anlage

Techniker schließen Arbeitsaufträge schneller ab, weil Auftragsdetails, Aufgaben und Dokumentation mobil überall verfügbar sind, auch offline.

Mobile App mit Offline-Modus, damit die Arbeit auch ohne Netz weiterläuft

QR-Code-Scan an Anlage und Standort startet den Arbeitsauftrag in Sekunden

Push-Benachrichtigungen und Zuweisungen in der App für schnelle Reaktion

Digitale Arbeitsanweisungen und Checklisten direkt im Arbeitsauftrag

Verbinde Arbeitsaufträge mit Anlage und Historie

Jeder Arbeitsauftrag ist mit seiner Anlage verknüpft. Instandhaltungsteams sehen die vollständige Historie, wiederkehrende Störungen und das Ergebnis jeder Instandsetzung, so wie es von einer CMMS Software erwartet wird.

Auftragshistorie je Anlage und kategorisierte Stillstandsgründe

Ursachenanalyse und Nachverfolgung wiederkehrender Ausfälle für mehr Anlagenzuverlässigkeit

Entscheidungsgrundlage für Ersatz, Zuverlässigkeit und Ersatzteilmanagement

Beschaffungs- oder ERP-Übergaben direkt aus abgeschlossenen Arbeitsaufträgen anstoßen

Maintenance KPIs for Operations: A Guide for Managers

Häufige Fragen

Was ist Work Order Management in der Makula CMMS Software?

Work Order Management bedeutet, Instandhaltungsaufgaben digital und nachvollziehbar zu erstellen, zuzuweisen, auszuführen und abzuschließen. Teams koordinieren damit die Arbeit an ihren Anlagen, verfolgen den Fortschritt in Echtzeit und dokumentieren über digitale Arbeitsaufträge, was gemacht wurde und warum.

Warum ist Work Order Management wichtig, um Stillstände zu reduzieren?

Weil Instandhaltungsaufgaben dadurch priorisiert, geplant und systematisch abgearbeitet werden, statt spontan oder auf Papier. Wenn alle Meldungen und Zeitpläne zentral in Makula liegen, reagieren Teams schneller auf Störungen und erledigen vorbeugende Arbeiten zuverlässig. Das senkt ungeplante Stillstände und erhöht die Anlagenverfügbarkeit.

Wie hilft Makula dabei, Arbeitsaufträge schneller zu erstellen?

Makula bietet Vorlagen, Formulare für Störungsmeldungen und automatisch wiederkehrende Zeitpläne. Arbeitsaufträge entstehen dadurch einheitlich und ohne manuelle Wiederholung. Vorgefüllte Aufgabenlisten und eigene Felder machen es einfach, die Arbeit über Teams und Standorte hinweg zu standardisieren.

Können Techniker Arbeitsaufträge mobil abrufen?

Ja. Techniker sehen ihre zugewiesenen Arbeitsaufträge in der mobilen App, auch offline, und synchronisieren Änderungen, sobald wieder Verbindung besteht. So bleiben Teams im Keller, in abgelegenen Hallen oder in Bereichen mit schwachem Netz produktiv.

Unterstützt Makula vorbeugende und wiederkehrende Arbeitsaufträge?

Ja. Du kannst Wartungsaufgaben nach Zeit, Nutzung oder eigenen Auslösern wiederholen lassen, sodass vorbeugende Arbeiten automatisch als Wartungsauftrag entstehen. Das Team konzentriert sich auf die Ausführung, die Erzeugung übernimmt Makula.

Lassen sich Arbeitsaufträge mit Anlagen und der Anlagenhistorie verknüpfen?

Ja. Jeder Arbeitsauftrag in Makula lässt sich einer Anlage, einem Standort oder einer Komponente zuordnen. So entsteht eine vollständige Historie aller Instandhaltungsaktivitäten. Das gibt dem Team Kontext, unterstützt die Fehlersuche und verbessert Entscheidungen zu Ersatz und Lebenszyklusplanung.

Wie hilft die Auftragsverfolgung der Instandhaltungsleitung?

Die Auftragsverfolgung zeigt in Echtzeit, welche Arbeiten offen, in Bearbeitung oder abgeschlossen sind, über Techniker, Standorte und Anlagen hinweg. Mit Dashboards, Berichten und Filtern erkennt die Leitung Engpässe, überfällige Aufträge und knappe Ressourcen früh genug, um zu reagieren.

Können Arbeitsaufträge Fotos, Notizen und Anhänge enthalten?

Ja. Techniker hängen Fotos, Formulareinträge, Unterschriften und Notizen an jeden Arbeitsauftrag an. Das dokumentiert die ausgeführte Arbeit genau, erhöht die Qualität, hilft bei Audits und liefert eine bessere Datenbasis für Auswertungen.

Wie unterstützt Makula die Nachweispflicht?

Arbeitsaufträge können Checklisten, Pflichtfelder und Verweise auf Arbeitsanweisungen enthalten, damit Aufgaben sicher und einheitlich ausgeführt werden. Alle abgeschlossenen Arbeiten, Unterschriften und Anhänge liegen in einer audit-sicheren Dokumentation, die Betriebs- und Arbeitssicherheit belegt.

Eignet sich Work Order Management in Makula für Teams jeder Größe?

Ja. Die Auftragsfunktionen skalieren vom kleinen Team an einem Standort bis zum Betrieb mit mehreren Werken, inklusive rollenbasierter Rechte und erweiterter Ansichten. Techniker in der Halle und die Instandhaltungsleitung arbeiten dabei in derselben Umgebung.

Lässt sich Makula mit ERP oder anderen Systemen verbinden?

Makula bietet Integrationen zu ERP-, Beschaffungs- und weiteren Betriebssystemen, sodass Arbeitsaufträge und Instandhaltungsdaten in übergreifende Abläufe einfließen. APIs und Konnektoren automatisieren Übergaben und halten Systeme synchron.

Welche Auswertungen bietet Makula für Arbeitsaufträge?

Makula liefert Dashboards und Berichte zu Abschlussquoten, überfälligen Aufgaben, Leistung der Techniker und Kostenentwicklung. Diese Instandhaltungskennzahlen helfen dabei, die Ausführung laufend zu verbessern und den Rückstand bei reaktiven und vorbeugenden Arbeiten abzubauen.

Das sagen unsere Kunden über uns

Einzelne Kundenstimmen ausgeschlossen (Social Proof, gemäß etabliertem Workflow).

Seit der Implementierung von Makula im Juni 2023 haben wir eine drastische Reduzierung der Fehler und eine deutliche Steigerung unserer Effizienz nach dem Kauf festgestellt. Makula hat unsere Prozesse optimiert, sodass wir unseren Kunden einen schnelleren und genaueren Service bieten können. Dies hat nicht nur die Kundenzufriedenheit verbessert, sondern auch zusätzliche Einnahmen durch monatliche Verkäufe generiert.

Robert Thornton

Sales Director

Die Effizienz und Klarheit, die Makula in unseren Kundendienst gebracht hat, ist beispiellos. Unser Team ist besser aufeinander abgestimmt, unsere Kunden sind zufriedener und unser Umsatz steigt. Sehr zu empfehlen!

Norbert Kaiser

Managing Director

The overview of all the latest offers, spare part orders, invoices, and service reports, helps the customer enormously. The software has really developed very well and Makula is doing a great job. The service is great, if I need something, there is always an answer from Karina very quickly.

Michael G.

Chief Executive Officer

We have had a great experience with the Makula team from the sales process to onboarding and then helping with day to day support if needed. The team are always quick to come back to us and provide solutions to requests. The platform is easy to access and navigate and Makula have already incorporated most of the functionality we need. This enables us to support our customers with the tools and resources they need to order spares, access machine information or book service visits.

Lizzie W.

Marketing Executive

The software is very user-friendly and intuitive to use. The team assists very intensively with the transformation process and onboarding. We have managed to integrate the tool into our daily processes, thereby promoting our internal coordination and ultimately our spare parts sales.

Flynn S.

Advisory Board Member

Dank der Implementierung von Makula haben wir eine vollständige Rückverfolgbarkeit aller Kundenanfragen erreicht. Wir haben alle Kundenbeziehungen auf einer einzigen Plattform zusammengefasst, was unsere Reaktionszeiten und unsere betriebliche Effizienz erheblich verbessert hat

Fernando Neves

Global Customer Support Manager

Seit wir Makula verwenden, haben wir eine breitere Perspektive auf die sich entwickelnde Welt des digitalen Kundendienstes gewonnen. Die Software hat sich nahtlos in unsere Prozesse integriert, den Betrieb verbessert und neue Erkenntnisse geliefert. Es ist eine sanfte Erinnerung an die potenziellen Möglichkeiten, die KMU-Maschinenlieferanten in diesem digitalen Zeitalter offen stehen.

Erik Döinghaus

Managing Director

Makulas Plattform hat das Spiel für uns verändert. Das Onboarding verlief unglaublich reibungslos, und die Benutzerfreundlichkeit des Systems hat die Effizienz unseres Kundendienstes erheblich verbessert. Unsere Techniker sparen jetzt täglich mehrere Stunden ein, da sie weniger Zeit für Telefonanrufe und das Durchsuchen verstreuter Dokumente aufwenden müssen.

Edward Herbert

COO & Founder

Als Nutzer von über 30 Maschinenmarken kann ich mit Bestimmtheit sagen, dass die After-Sales-Plattform von Makula transformativ ist. Sie verbessert und optimiert nicht nur die Kommunikation mit OEMs — sie revolutioniert sie und sorgt für eine beispiellose Kundenzufriedenheit in einer zunehmend komplexen und dynamischen Produktion

Christopher Staub

Chief Executive Officer

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